قوائم المهمات

قوائم المهمات من أكثر طرق الانتاجية شيوعا وفاعلية، يستخدمها الجميع في شتى الوظائف ومناحي الحياة لتحقيق أكبر قدر ممكن من الانتاجية، هذه التدوينة تطرح طرقًا لتحسين مهارة إعداد القوائم وكيفية الاستفادة منها بالشكل اﻷمثل.
قائمة المهام هي وثيقة مرجعية لانتاجية اليوم كله (أو الفترة الزمنية المستهدفة) لذلك يجب أن تكون مرتبة بشكل جيد ومكتوبة بلغة مفهومة وقابلة للتفسير بشكل واضح وسليم.


متى توضع القائمة؟

وضع القائمة يجب أن يكون من مساء اليوم السابق، أو في الصباح الباكر على أقل تقدير.

بماذا تبدأ؟

في البداية يجب وضع مهمة سهلة وحركية لتعزيز النشاط والشعور بالانجاز المبدئي، كشراء بعض الحاجيات من المتجر، أو تنظيف الحجرة (تعتبر من أفضل نصائح الانتاجية وتعطي شعورا بالنظام والنظافة طول اليوم). وربما بعض التمارين الرياضية.

فرّق تسد

  • تقسيم المهمات كبيرة الحجم إلى مهمات صغيرة قابلة للقياس، لأن تنفيذها ومتابعتها يكون أسهل.
  • كتابة المهمات بشكل سهل وواضح: مثلا اكتب: اشتري الحليب من المتجر، بدلا من: حليب.

ضع اﻷشياء المتشابهة معا

ترتيب المهمات المتشابهة معا فمثلا وضع كل الاتصالات الهاتفية معا ليتم الاتصال في فترة متقاربة، وإرسال كل الرسائل والبريد الالكتروني على شكل دفعات.

التحكم في العدد

ضع رقما أقصى لعدد المهمات اليومية ولا تتعداه، مثلا خمس مهمات ولا تزد على ذلك، إلا لو وجدت نفسك نشيطا وقادرا على العمل، فالارهاق يؤدي لنتائج عكسية تضر بانتاجيتك (كانت ادارة الارهاق موضوع دورة كاملة اخذتها في شركة شلمبرجير).

اسكب كل ما يجب فعله على الورق، هذه التقنية مأخوذة من انتاجية انجاز اﻷعمال GTD ثم قسمه الى ما يجب عمله فورا وما يمكن ترحيله لأشخاص أخرين.

في حالة أن بعض المهمات يمكن تكليف أشخاص أخرين بها يجب فعل ذلك وعدم ارهاق نفسك بمحاولة فعل كل شيء.

ترحيل المهمات التي لم يمكن انجازها: على سبيل المثال ذهبت لانجاز معاملة حكومية وطلب منك الموظف العودة في اليوم التالي (هذا يحدث غالبا)، فيجب عليك ترحيل المهمة للغد، شطبها نصف شطب، فأنت هنا قمت بالمهمة ولكنك لم تنجزها.

لا تعض أكثر مما تستطيع مضغه

عند صياغة المهمات اترك سقف التوقعات عاديا، فمثلا كتابة سطر مثل: قراءة عشر كتب” هو أمر غير واقعي لن يورثك سوى الاحباط! لكن كتابة شيء مثل: “قراءة عشر صفحات من كتاب ما” أكثر واقعية وقابل للتحقق. المهمات الكبيرة الغير ممكنة سبب من أسباب التسويف.

قسم المهام لمهمات أصغر وقابلة للادارة بشكل افضل


مهمة مثل تنظيف البيت كاملا ستكون صعبة على شخص واحد لينجزها في يوم واحد وثم تتبقى له طاقة لفعل شيء أخر، لذلك من الواقعي تقسيم المهمات على مدار اﻷسبوع: مثلا تنظيف الحمامات يوم السبت، وتنظيف غرف النوم يوم الاثنين، ومسح الغبار يوم الثلاثاء، ويوم اﻷربعاء :)

هذا مجرد مثال، أعلم جيدا أهمية تنظيف البيت بشكل دوري كل يوم.

حارب التسويف

عندما تكون مهماتك ذات حجم مناسب وذات أولوية صحيحة، لن يبقى للتسويف مكان في حياتك وستنجز ولو شيئًا بسيطًا كل يوم، تذكر أن طريق اﻷلف ميل يبدأ بخطوة.

لا للمهمات العشوائية

تصفح الانترنت هو أفضل مثال على المهمات العشوائية! سأزور تلك الصفحة، سأرى هذا الفيديو، سأحمل هذا البرنامج. التنفيذ بهذا الشكل لن ينجز شيئًا، ولو أنجز شيئًا لن يكون ذا قيمة.

ربط تنفيذ المهمات بتوقيت معين لكي لا تلتهم اليوم بكامله، ويمكن العودة إليها بعد إنتهاء باقي المهام وتوافر وقت فراغ.

ماهو وقتك اﻷفضل؟

بعض الناس ينتجون بشكل أفضل في الصباح الباكر، البعض اﻷخر يفضل الليل ليعمل فيه، استكشف وقتك الخاص واجعله لكّ!
هناك بعض اﻷيام لن تستطيع أن تنجز الكثير، فلا تقسو على نفسك، كل شخص له دورة انتاجية خاصة، تعرف على دورتك واستفد من مواطن القوة فيها ولتكن مواطن الضعف وقتا للراحة وشحن البطاريات.

أدوات تساعد على الانتاجية


في هذه المدونة عدة مواضيع حول أدوات تساعد على مراقبة المهام لمختلف أنظمة التشغيل:





وطبعا زيم ويكي به خصائص ادارة وقت وانتاجية ممتازة جدا وتغني عن العديد من التطبيقات، مثالي لمن يحب التقليل من التطبيقات على جهازه مثلي أنا.

ختامَا

ما هي نصائحك في الانتاجية؟ هل لديك وقت خاص تعمل فيه؟ كيف تكتب قوائمك؟ هل تستعمل القوائم أصلا؟ شاركني في قسم التعليقات.

Comments

  1. Very nice post , I have tried to organize my life for a long time but it seems a difficult struggle to me . I think that I have a soldier personality that I do better when getting commands . It is never too late though.

    ReplyDelete
    Replies
    1. It's never too late, you should try different systems until you find what works for you. Thank you for reading and have a good day.

      Delete
  2. -افضل نصائح الإنتاجية * عدم تأجيل عمل اليوم الى الغد *.
    -اجل ، في الاغلب يكون وقت الظهيرة.
    - حقيقةً لا استعملها، ربما بعد تدوينتك!

    باش مهندس معاذ، اريد منك بعض المساعدة اذا تكرمت.
    انا طالبة بكلية الهندسة، واريد ان اتخصص بالفصل القادم، ولهذا فلقد احترت بين 3 اقسام :
    -هندسة كهربائية.
    -هندسة مدنية.
    - هندسة الحاسب الالي.
    هل يمكن ان تشير الي للافضل بحسب خبرتك؟
    وشكرا لك

    ReplyDelete
    Replies
    1. شكرا لك على القراءة والتعليق وأتمنى أن تصبحي متابعة دائمة للمدونة
      بالنسبة لسؤال التخصص فهو ليس بهذه السهولة للأسف
      أنصحك بأن تتحصلي على كشف المواد للأقسام الثلاثة: الهندسة المدنية والكهربية وهندسة الحاسوب
      ولا يضر الحديث مع طلبة أقدم منك لمعرفة اذا كانت قرارتهم صائبة أم لا وما نوع المشاكل التي يواجهونها
      تخصصك سيحدد بشكل كبير مسارك المستقبلي وهو ليس خيار يتخذ في لحظة
      أتمنى لك التوفيق

      Delete
  3. رائع ومنظم كالعادة
    سبق وسألتك عما حدث لادسنس

    ReplyDelete
  4. شكرا لك عزيزي، عوقبت من قبل غوغل بسبب محاولة لرفع اﻷرباح

    ReplyDelete
  5. تحياتي لك تم اخذ الملاحظات في عين الحسبان

    ReplyDelete
    Replies
    1. مرحبا بك يسرني أن الملاحظات نالت اعجابك

      Delete

Post a Comment

شاركني برأيك في التعليقات. لا تقرأ وترحل