قوائم المهمات

قوائم المهمات من أكثر طرق الانتاجية شيوعا وفاعلية، يستخدمها الجميع في شتى الوظائف ومناحي الحياة لتحقيق أكبر قدر ممكن من الانتاجية، هذه التدوينة تطرح طرقًا لتحسين مهارة إعداد القوائم وكيفية الاستفادة منها بالشكل اﻷمثل.
قائمة المهام هي وثيقة مرجعية لانتاجية اليوم كله (أو الفترة الزمنية المستهدفة) لذلك يجب أن تكون مرتبة بشكل جيد ومكتوبة بلغة مفهومة وقابلة للتفسير بشكل واضح وسليم.


متى توضع القائمة؟

وضع القائمة يجب أن يكون من مساء اليوم السابق، أو في الصباح الباكر على أقل تقدير.

بماذا تبدأ؟

في البداية يجب وضع مهمة سهلة وحركية لتعزيز النشاط والشعور بالانجاز المبدئي، كشراء بعض الحاجيات من المتجر، أو تنظيف الحجرة (تعتبر من أفضل نصائح الانتاجية وتعطي شعورا بالنظام والنظافة طول اليوم). وربما بعض التمارين الرياضية.

فرّق تسد

ضع اﻷشياء المتشابهة معا

ترتيب المهمات المتشابهة معا فمثلا وضع كل الاتصالات الهاتفية معا ليتم الاتصال في فترة متقاربة، وإرسال كل الرسائل والبريد الالكتروني على شكل دفعات.

التحكم في العدد

ضع رقما أقصى لعدد المهمات اليومية ولا تتعداه، مثلا خمس مهمات ولا تزد على ذلك، إلا لو وجدت نفسك نشيطا وقادرا على العمل، فالارهاق يؤدي لنتائج عكسية تضر بانتاجيتك (كانت ادارة الارهاق موضوع دورة كاملة اخذتها في شركة شلمبرجير).

اسكب كل ما يجب فعله على الورق، هذه التقنية مأخوذة من انتاجية انجاز اﻷعمال GTD ثم قسمه الى ما يجب عمله فورا وما يمكن ترحيله لأشخاص أخرين.

في حالة أن بعض المهمات يمكن تكليف أشخاص أخرين بها يجب فعل ذلك وعدم ارهاق نفسك بمحاولة فعل كل شيء.

ترحيل المهمات التي لم يمكن انجازها: على سبيل المثال ذهبت لانجاز معاملة حكومية وطلب منك الموظف العودة في اليوم التالي (هذا يحدث غالبا)، فيجب عليك ترحيل المهمة للغد، شطبها نصف شطب، فأنت هنا قمت بالمهمة ولكنك لم تنجزها.

لا تعض أكثر مما تستطيع مضغه

عند صياغة المهمات اترك سقف التوقعات عاديا، فمثلا كتابة سطر مثل: قراءة عشر كتب” هو أمر غير واقعي لن يورثك سوى الاحباط! لكن كتابة شيء مثل: “قراءة عشر صفحات من كتاب ما” أكثر واقعية وقابل للتحقق. المهمات الكبيرة الغير ممكنة سبب من أسباب التسويف.

قسم المهام لمهمات أصغر وقابلة للادارة بشكل افضل


مهمة مثل تنظيف البيت كاملا ستكون صعبة على شخص واحد لينجزها في يوم واحد وثم تتبقى له طاقة لفعل شيء أخر، لذلك من الواقعي تقسيم المهمات على مدار اﻷسبوع: مثلا تنظيف الحمامات يوم السبت، وتنظيف غرف النوم يوم الاثنين، ومسح الغبار يوم الثلاثاء، ويوم اﻷربعاء :)

هذا مجرد مثال، أعلم جيدا أهمية تنظيف البيت بشكل دوري كل يوم.

حارب التسويف

عندما تكون مهماتك ذات حجم مناسب وذات أولوية صحيحة، لن يبقى للتسويف مكان في حياتك وستنجز ولو شيئًا بسيطًا كل يوم، تذكر أن طريق اﻷلف ميل يبدأ بخطوة.

لا للمهمات العشوائية

تصفح الانترنت هو أفضل مثال على المهمات العشوائية! سأزور تلك الصفحة، سأرى هذا الفيديو، سأحمل هذا البرنامج. التنفيذ بهذا الشكل لن ينجز شيئًا، ولو أنجز شيئًا لن يكون ذا قيمة.

ربط تنفيذ المهمات بتوقيت معين لكي لا تلتهم اليوم بكامله، ويمكن العودة إليها بعد إنتهاء باقي المهام وتوافر وقت فراغ.

ماهو وقتك اﻷفضل؟

بعض الناس ينتجون بشكل أفضل في الصباح الباكر، البعض اﻷخر يفضل الليل ليعمل فيه، استكشف وقتك الخاص واجعله لكّ!
هناك بعض اﻷيام لن تستطيع أن تنجز الكثير، فلا تقسو على نفسك، كل شخص له دورة انتاجية خاصة، تعرف على دورتك واستفد من مواطن القوة فيها ولتكن مواطن الضعف وقتا للراحة وشحن البطاريات.

أدوات تساعد على الانتاجية


في هذه المدونة عدة مواضيع حول أدوات تساعد على مراقبة المهام لمختلف أنظمة التشغيل:

هذا تطبيق لويندوز Total organizer

هذا تطبيق لينكس Tasque

هذا تطبيق لأندرويد

ورقة وقلم للناس الكلاسيكية

وطبعا زيم ويكي به خصائص ادارة وقت وانتاجية ممتازة جدا وتغني عن العديد من التطبيقات، مثالي لمن يحب التقليل من التطبيقات على جهازه مثلي أنا.

ختامَا

ما هي نصائحك في الانتاجية؟ هل لديك وقت خاص تعمل فيه؟ كيف تكتب قوائمك؟ هل تستعمل القوائم أصلا؟ شاركني في قسم التعليقات.

Labels: , , , , ,